PEDOMAN KEPENGURUSAN DEWAN KEMAKMURAN MASJID JA’MI DARUL ULUM

PEDOMAN KEPENGURUSAN DEWAN KEMAKMURAN MASJID JA’MI DARUL ULUM DOYOBARU SENTANI

Pengurus DKM Darul ‘Ulum adalah penggerak organisasi dalam beraktifitas guna mencapai visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Gerak langkah pengurus yang terencana, teratur dan berkesinambungan serta selalu bersandar kepada Al-Qur'an dan Assunnah dalam setiap tindakannya diharapkan akan menghasilkan kinerja yang sinergi dan berkualitas. Untuk itu perlu disusun suatu pedoman yang memberi petunjuk secara umum dalam kepengurusan DKM Darul ‘Ulum dimana pedoman ini selanjutnya menjadi dasar pegangan Pengurus dalam setiap aktivitas dan kegiatan yang dilakukan.

       I.        PENGURUS

1.    Pengertian Pengurus DKM Darul ‘Ulum .

Sesuai dengan Anggaran Dasar pasal 13, Pengurus DKM Darul ‘Ulum adalah pelaksana kepemimpinan & kepengurusan organisasi yang mengemban amanah dan bertanggungjawab kepada jama'ah. Dan Pengurus DKM Darul ‘Ulum memiliki wewenang dan tanggungjawab sebagaimana diatur dalam Anggaran Rumah Tangga Pasal 7 dan     Pasal 8.

2.     Status Pengurus DKM Darul ‘Ulum .

1.    Pengurus DKM Darul ‘Ulum adalah lembaga kepemimpinan tertinggi dalam organisasi.

2.    Mengemban amanah organisasi dalam masa kepengurusan 3 (tiga) tahun terhitung sejak tanggal Ketua DKM Darul ‘Ulum dipilih dan disyahkan dalam Musyawarah Jama'ah.

3.    Bertanggungjawab kepada jama'ah melalui Musyawarah Jama'ah.

3.     Tugas dan kewajiban Pengurus DKM Darul ‘Ulum .

1.    Merealisasikan dan menjalankan hasil-hasil Musyawarah Jama'ah.

2.    Melakukan sosialisasi hasil-hasil Musyawarah Jama'ah dan kebijakan organisasi kepada lembaga-lembaga di bawahnya dan jama'ah.

3.       Menyelengarakan Musyawarah Kerja Tahunan yang dihadiri seluruh Pengurus DKM Darul ‘Ulum dan Dewan Penasehat Darul ‘Ulum , untuk menjabarkan Program Kerja yang telah ditetapkan serta menyusun budget/anggarannya.

4.       Mengamankan lingkungan dan menjaga kekayaan/asset yang dimiliki masjid dan organisasi.

5.       Memberikan laporan kepada jama'ah masjid baik secara periodik maupun insidentil.

6.       Menjaga hubungan tali silaturahmi dan ukhuwah dengan jama'ah,  tokoh masyarakat, ulama, dan umaro guna mendukung kelangsungan dan kelancaran kegiatan masjid.

7.       Menyelenggarakan musyawarah kepengurusan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

8.       Menyelenggarakan dan menyiapkan seluruh materi Musyawarah Jama'ah di akhir masa kepengurusannya.

9.       Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus DKM Darul ‘Ulum kepada jama'ah dalam forum Musyawarah Jama'ah.

1.4.         Struktur Pengurus DKM Darul ‘Ulum .

1.       Struktur organisasi DKM Darul ‘Ulum berbentuk Staff.

2.       Kepemimpinan tertinggi berada di tangan Ketua DKM yang dibantu oleh Wakil Ketua, Sekretaris dan Bendahara, yang didelegasikan kepada masing-masing Bidang /Seksi.

3.       Berdasarkan pembidangan kerjanya terdiri dari 11 (sebelas) bidang/seksi, yaitu:

1.       Bidang Dakwah

2.       Bidang Pengembangan dan Pembangunan Masjid

3.       Bidang Pendidikan

4.       Bidang Ekonomi

5.       Bidang Sosial

6.       Bidang Peralatan dan Perlengkapan

7.       Bidang Pembinaan Remaja Masjid

8.       BAZIS

9.       Humas

10.    Majelis Ta'lim Ibu-ibu

11.    Bidang PHBI

1.5.         Bagan Struktur Pengurus DKM Darul ‘Ulum

Untuk memperjelas Struktur Organisasi dibuat Bagan Struktur Pengurus DKM Darul ‘Ulum sebagai berikut:

Keterangan :

                                : Garis instruksi.

                                : Garis koordinasi.

                                               

Gambar Bagan Organisasi DKM Darul ‘Ulum

Periode 2008 - 2011

1.6.       Penjabaran Tugas Pokok (Job Description.)

Guna memperjelas mekanisme kerja masing-masing jabatan Pengurus DKM Darul ‘Ulum  dirumuskan penjabaran tugas pokok (Job Description) sebagai berikut:

1.         Ketua DKM

Pengemban   amanah   organisasi  yang  dipilih   pada   waktu Musyawarah Jama'ah. Bertanggung jawab atas  terlaksananya seluruh amanah yang ditetapkan dalam Musyawarah Jama'ah.  Melaksanakan  kegiatan organisasi antara lain:

1.    Memimpin dan mengendalikan kegiatan rutin organisasi secara umum.

2.    Memimpin Rapat Umum pengurus.

3.    Memimpin dan mewakili DKM Darul ‘Ulum dalam kegiatan ekstern.

4.      Mengkoordinir, memotivasi, mengevaluasi, mengarahkan dan membimbing seluruh  kegiatan  bidang/seksi dalam  melaksanakan amanah organisasi.

5.      Pengambil keputusan atas semua permasalahan yang terjadi pada saat pelaksanaan tugas yang dijalankan Pengurus.

6.        Menyelengarakan dan memimpin Musyawarah Kerja untuk membahas dan menjabarkan program kerja sesuai dengan kebutuhan.

7.    Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi dalam Musyawarah Jama'ah.

2.         Wakil Ketua DKM

Membantu Ketua DKM dalam pelaksanaan seluruh amanah yang ditetapkan dalam Musyawarah Jama'ah. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Mewakili Ketua DKM apabila yang bersangkutan berhalangan hadir atau tidak ada di tempat.

2.       Membantu Ketua DKM dalam menjalankan tugas sehari-hari.

3.       Mengkoordinir, memotivasi, mengevaluasi, mengarahkan dan membimbing seluruh  kegiatan  bidang/seksi dalam  melaksanakan amanah organisasi.

4.       Memberikan laporkan kepada Ketua DKM untuk aktivitas atau kegiatan yang telah dilakukan.

3.          Bendahara

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaaan  program pengelolaan keuangan organisasi. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

1.       Menyimpan, mengelola dan membukukan keuangan Organisasi.

2.       Merencanakan dan mengusahakan pemasukan sumber-sumber dana ke kas DKM.

3.       Mengendalikan dan menertibkan pelaksanaan anggaran belanja masjid sesuai dengan ketentuan.

4.       Mengeluarkan uang sesuai keperluan dan kebutuhan berdasarkan persetujuan Ketua DKM.

5.       Menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran keuangan.

6.       Membuat laporan keuangan secara rutin maupun insidentil.

7.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

3.          Wakil Bendahara

Membantu Bendahara, yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaaan  program pengelolaan keuangan organisasi.  Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

1.       Mewakili Bendahara apabila yang bersangkutan berhalangan hadir atau tidak ada di tempat.

2.         Membantu Bendahara dalam menjalankan tugas sehari-hari.

3.         Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Bendahara.

4.          Sekretaris

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program  kesekretariatan dan  pengelolaan administrasi organisasi. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Mengatur  dan mengelola tugas kesekretariatan organisasi  secara umum.

2.       Membuat  surat resmi yang dikeluarkan DKM Darul ‘Ulum .

3.       Bersama Ketua menandatangani setiap surat resmi yang dikeluarkan DKM.

4.       Menerima, mencatat, dan mengarsipkan surat masuk dari berbagai pihak.

5.       Memberikan pelayanan administratrif untuk seluruh Bidang/Seksi.

6.       Memberikan  laporan  bidang kesekretariatan  kepada  Ketua DKM.

7.       Menjadi sekretaris/notulis dalam setiap musyawarah yang dipimpin oleh Ketua DKM/Wakil Ketua DKM.

8.       Mewakili Ketua dan Wakil Ketua apabila yang bersangkutan berhalangan hadir atau tidak ada di tempat.

5.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

5.          Bidang Dakwah

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program  dakwah dan pembinaan jama'ah.  Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Menyelenggarakan   kegiatan-kegiatan   yang dapat    meningkatkan keimanan, keilmuan dan ketaqwaan Jama'ah.

2.       Mengatur penyelenggaraan ibadah Shalat Jum'at, termasuk membuat jadwal imam & khotib.

3.       Mengatur pelaksanaan kegiatan pengajian yang diselenggarakan di Masjid Jami' Darul ‘Ulum .

4.       Mengatur pelaksanaan ibadah sholat harian termasuk membuat jadwal imam rawatib.

5.       Memotivasi jamaah dalam memakmurkan masjid dengan menyelenggarakan kegiatan ibadah khususnya sholat dan kegiatan lainnya..

6.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

6.          Bidang Pengembangan dan Pembangunan Masjid.

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaan  Program Kerja Pemeliharaan dan Pengembangan Masjid. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

1.         Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan pembangunan, renovasi serta pengembangan bangunan masjid dan sarana lainnya.

2.         Mengatur dan mengelola kebersihan, keindahan, dan kenyamanan masjid.

3.         Melakukan pengelolaan pemeliharaan Masjid dan sarananya.

4.         Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

7.          Bidang Pendidikan

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab dalam pelaksanaan  Program  Kerja  Pendidikan dan Pelatihan. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Menrencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang bersifat meningkatkan keilmuan dan keterampilan jama'ah, baik anak-anak, remaja maupun orang tua.

2.       Membina Majelis Ta'lim ibu-ibu.

3.       Membina dan mengelola Taman Pendidikan Al Quraan (TPA).

4.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

8.          Bidang Sosial

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab dalam pelaksanaan  Program  Kerja  sosial dan kesejahteraan ummat. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang bersifat sosial atu kemasyarakatan.

2.       Membantu  jama'ah dalam mengurusi atau menanggulangi musibah dan kematian.

3.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

9.            Bidang Peralatan dan Perlengkapan.

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab dalam Program  Kerja pengelolaan peralatan dan perlengkapan masjid.  Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Merencanakan, mengatur, dan menyelenggarakan pengadan peralatan dan perlengkapan masjid

2.       Melakukan inventarisasi dan penambahan inventaris masjid.

3.       Menyiapkan pengadaan peralatan dan perlengkapan untuk menunjang kelancaran suatu kegiatan.

4.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

10.       Bidang Pembinaan Remaja Masjid

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab dalam Program  Kerja Pembinaan Remaja Masjid. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.       Merencanakan, mengatur, membina dan menyelenggarakan organisasi Remaja Masjid.

2.       Menyelenggarakan    kegiatan   peningkatan    keimanan,   keilmuan,   keterampilan dan kemasjidan bagi anggota dan Pengurus Remaja  Masjid.

3.       Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

11.        BAZIS

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung  jawab dalam Program pemberdayaan Zakat, infaq dan Shodaqah jama'ah.  Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.     Merencanakan, mengatur, memotivasi dan menjalankan program pemberdayaan dana ummat melalui zakat, infaq & shodaqoh.

2.     Membantu jama'ah dalam proses penghitungan jumlah dan penyaluran zakat, infaq dan shodaqoh yang akan dikeluarkan.

3.     Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.

12.         Majelis Ta'lim Ibu-ibu

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program  dakwah dan pembinaan khusus ibu-ibu (perempuan).  Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.     Ikut melaksanakan program bidang dakwah.

2.     Mengatur pelaksanaan pengajian ibu-ibu (perempuan)

3.     Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM. 

13.        Bidang PHBI

Membantu Ketua DKM, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program Peringatan Hari Besar Islam.  Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:

1.      Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan yang mengambil momentum hari-hari besar Islam.

2.      Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM

II.               PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses pengambilan keputusan DKM Darul ‘Ulum dilakukan dengan cara musyawarah yang terdiri dari:

2.1.           Musyawarah Pleno.

1.       Dihadiri oleh seluruh Pengurus DKM Darul ‘Ulum , Dewan Penasehat, dan Lembaga-lembaga yang berada dibawah DKM Darul ‘Ulum .

2.       Dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali.

3.       Diselenggarakan dan dipimpin oleh Pengurus DKM Darul ‘Ulum .

4.       Ketua & Wakil Ketua DKM dibantu oleh Sekretaris memimpin jalannya rapat.

5.       Membahas Laporan Tahunan Pengurus DKM Darul ‘Ulum dan evaluasinya.

6.       Memberi masukan/rekomendasi yang tidak mengikat kepada Pengurus DKM Darul ‘Ulum dalam menjabarkan Program Kerja untuk tahun berikutnya.

2.2.           Musyawarah Kerja.

1.       Dihadiri oleh seluruh Pengurus DKM Darul ‘Ulum , Dewan Penasehat, dan Lembaga-lembaga yang berada dibawah DKM Darul ‘Ulum .

2.       Dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali.

3.       Diselenggarakan dan dipimpin oleh Pengurus DKM Darul ‘Ulum .

4.       Ketua & Wakil Ketua DKM dibantu oleh Sekretaris memimpin jalannya rapat.

5.       Dilakukan satu tahun sekali untuk menjabarkan Program Kerja Musyawarah Jama'ah.

6.       Merencanakan agenda kegiatan seluruh bidang selama satu tahun ke depan.

7.       Menyusun anggaran baik pembiayaan maupun penerimaan secara terintegrasi.

2.3.           Musyawarah Kepanitiaan.

1.       Dihadiri Pengurus DKM Darul ‘Ulum dan undangan khusus.

2.       Ketua Bidang menjadi pimpinan rapat.

3.       Dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk:

1.        Menyusun rencana kepanitiaan suatu kegiatan.

2.        Mempersiapkan pelaksanaan suatu kegiatan secara teknis.

3.        Melakukan koordinasi dan evaluasi kegiatan panitia

4.        Mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban Panitia.

2.4.           Musyawarah Harian.

1.         Dihadiri oleh seluruh Pengurus DKM Darul ‘Ulum , Dewan Penasehat, dan Lembaga-lembaga yang berada dibawah DKM Darul ‘Ulum .

2.         Dilaksakan setiap saat oleh Pengurus Harian apabila dianggap perlu.

III.               KOORDINASI KERJA

3.1.         Motivasi dan Sosialisasi.

1.       Motivasi kepengurusan disampaikan pada forum-forum musyawarah dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.

2.       Sosialisai kebijakan dan kegiatan dilakukan melalui forum-forum musyawarah, Lembar Informasi, Papan Informasi dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.

3.2.         Pendelegasian.

Pendelegasian kepengurusan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pelimpahan Tugas.

3.3.         Reshuffle.

1.       Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus DKM Darul ‘Ulum dapat dilakkan dalam Musyawarah Harian.

2.       Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus DKM Darul ‘Ulum di tetapkan dalam suatu surat keputusan yang ditandatangani Ketua DKM dan Sekretaris DKM.

3.       Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus DKM Darul ‘Ulum diumumkan kepada seluruh jama'ah melalui Lembar Informasi dan Papan Informasi.

3.4.         Pelaporan.

Setiap amanah yang diemban oleh pengurus, kepanitiaan atau unit-unit lain di lingkungan DKM Darul ‘Ulum harus dipertanggungjawabkan dengan menerbitkan laporan. Supaya laporan yang disampaikan memiliki keseragaman, maka perlu ditetapkan standard format-format laporan tersebut, antara lain:

1.         Format Laporan Tahunan Pengurus DKM Darul ‘Ulum terdiri:

1.       Pendahuluan.

2.       Program Kerja Musyawarah Jama'ah.

3.       Penjabaran Program Kerja tahunan masing-masing bidang.

4.       Realisasi Program Kerja masing-masing bidang.

5.       Laporan Keuangan.

6.       Evaluasi.

7.       Lampiran.

2.           Format Laporan Pertanggungjawaban Pengurus DKM Darul ‘Ulum ,  terdiri dari :

1.       Pendahuluan.

2.       Program Kerja Musyawarah Jama'ah.

3.       Realisasi Program Kerja masing-masing bidang.

4.       Laporan Keuangan.

5.       Evaluasi.

6.       Saran.

7.       Lampiran.

3.           Format Laporan Panitia, terdiri:

1.       Pendahuluan.

2.       Persiapan kegiatan.

3.       Pelaksanaan kegiatan.

4.       Hasil-hasil kegiatan.

5.       Laporan Keuangan.

6.       Evaluasi.

7.       Saran.

8.       Lampiran.